Bloggserie 3 delar
Skapa energigivande möten

Del 2 - "Ger eller tar dina möten energi?"

Ger eller tar dina möten energi?

Sophie Tolstoy Regen
Ledarutvecklare/Retorikcoach

Är dina möten inspirerande träffar som resulterar i värde för dig, affären eller kunderna? Eller är de mer tjuvar som stjäl både tid, energi och motivation?

När jag är ute på företag och tränar kommunikation och retorik med chefer och medarbetare är det många som känner sig frustrerade och rent av maktlösa över hur många ineffektiva och slentrianmässiga möten som de upplever att de har i sin vardag. Möten där alla sitter med sina laptops och svarar på mail samtidigt som någon försöker informera om något. Möten där deltagarna undrar varför de sitter där? Angår det här verkligen mig? Möten som är alldeles för långa med alldeles för mycket information. Möten utan agenda där deltagarna förgäves undrar vad syftet med mötet egentligen är?

Retoriken – övertygandets konst

För att undvika fällorna som dränerar medarbetare på energi istället för att ge energi kan vi använda oss av retorikens tre grundstenar;

  • Ethos – vem du är och vad du står för (läs mer om Ethos här)
  • Logos – ditt budskap och hur du organiserar det
  • Pathos – vad du väcker för känsla och handlingskraft hos publiken
6 frågor du ska ställa dig om du vill ha effektiva och energigivande möten

När det gäller konsten att hålla konstruktiva möten så är A och O att göra medvetna val när du förbereder dig. Inom Logos-delen så finns det några frågor som du alltid ska ställa dig innan du samlar ihop dina kollegor;

  • Varför ska vi ha det här mötet? Att sätta ett tydligt syfte gör att alla kan förbereda sin del och kommer till mötet med rätt inställning. Är det ett avstämningsmöte inför veckan och få en samsyn kring veckans uppdrag?  Alla måste ha en viss information för att få en inblick i var företaget står just nu?  Eller ett kreativt möte där vi ska vara innovativa och skapa nya tjänster eller nya rutiner?
  • Vad vill jag att deltagarna ska ha tagit med sig? Plocka ut det absolut väsentligaste om det är ett informerande möte, fördjupande punkter kan du maila ut efter mötet. Vi människor kan inte ta till oss hur mycket information som helst. Bättre då att ge tid för frågor och förtydliga det viktigaste.
  • Vilka ska vara med? För vilka är det här relevant information? Är syftet att vi ska hitta på fler säljaktiviteter så kanske det blir mest effektivt om vi börjar med att bjuda in säljarna. Mötesdeltagare ska känna att det här är viktigt och värt att prioritera för just dem.
  • Hur ska mötet utformas? Skicka ut en agenda innan och om det är något som deltagarna ska förbereda. Sätt tydliga spelregler för mötet. Om målet är att det ska vara ett effektivt och matnyttigt möte så kanske det är en bra idé att inte ha mobiler och laptops på tex. Enligt forskningen så tar det mellan 15 och 25 minuter att bli lika koncentrerad som innan du gjorde ett avbrott för att läsa ett sms. Skriv upp de gemensamt uppsatta spelreglerna så att alla kan se dem. Är det ok att säga till om någon bryter mot dem? Powerpoint eller rita på blädderblock? Bikupor kring en specifik fråga? Kan en del av mötet ha en walk en talk del? Ett stående möte kanske skapar mer energi?
  • Var ska mötet hållas? Hur sitter vi bäst för att alla ska kunna vara delaktiga? Runt ett fyrkantigt eller runt bord är det lättare att interagera. För mer kreativa möten eller utveckling av gruppen som sådan så ökar kontakten mellan alla i rummet om borden försvinner, stolar i små grupper eller i cirkel. Är luften i rummet ok? Utan syre är det svårt att både lyssna eller vara kreativ.
  • När ska vi ha mötet? En fredag eftermiddag är kanske inte den optimala tiden för möten… Hur långt ska mötet vara? Sätter du en kortare tid så är det lättare att sålla och bara ta med det viktigaste. Ett längre möte kräver bensträckare, byta platser i rummet eller varför inte lite armbrytning, eller att alla ställer sig i en powerställning; stå med breda ben och utsträckta armar det ger garanterat ny energi i rummet.

Lycka till!

PSST!! Lästips – effektivisera dina internmöten!

Se alla våra
utbildningar & workshops

Vill du veta mer? Fyll i dina uppgifter så hör vi av oss!